DPK Kota Cilegon Sosialisasikan Program Masdarsip, Lindungi Arsip Vital Masyarakat, Dokumen Penting Jadi Lebih Aman
CILEGON – Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Kota Cilegon meluncurkan sebuah inovasi penting yang akan membuat masyarakat dan siswa di Cilegon bernapas lega. Program bernama “Masyarakat Sadar Arsip” (MASDARSIP) ini, bertujuan melindungi arsip vital, khususnya ijazah sekolah, dari kerusakan dan kehilangan. Dengan langkah proaktif ini, masa depan masyarakat kota cilegon dan data pendidikan menjadi lebih terjamin.
Program MASDARSIP, yang didasari oleh Undang-Undang Kearsipan serta peraturan daerah terkait, berfokus pada dua metode perlindungan utama yakni enkapsulasi dan alih media (digitalisasi). “Enkapsulasi ini mirip laminating, tapi jauh lebih canggih,” terang Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Cilegon, Ismatullah, diruang kerjanya, Senin (14/7/2025).
Metode ini menggunakan plastik impor berkualitas tinggi dari Jepang yang lebih ramah lingkungan, tidak merusak dokumen asli, serta memiliki ketahanan lebih terhadap panas dan serangan rayap. “Memang tidak bisa anti-bakar, tapi jauh lebih awet dan kuat dari serangan rayap yang sering jadi momok bagi ijazah di rumah,” tambahnya.
Meski demikian, keterbatasan anggaran membuat proses enkapsulasi ini belum bisa diterapkan untuk seluruh sekolah. Fokus saat ini adalah pada sekolah-sekolah yang sudah masuk dalam daftar prioritas.Inovasi yang paling menonjol dari MASDARSIP adalah digitalisasi arsip vital.
Seluruh dokumen penting seperti ijazah, rapor, dan NEM siswa akan dipindai dan disimpan dalam bentuk digital. “Tujuannya sangat sederhana: efisiensi dan keamanan. Jika ijazah asli hilang atau rusak dimakan rayap, data digitalnya tetap ada,” jelas Ismatullah.
Data digital itu akan tersimpan rapi dalam database di sekolah dan juga di Dinas Pertahanan Kearsipan. Bahkan, masyarakat bisa mendapatkan salinan digitalnya melalui email pribadi. Ini tentu menjadi angin segar, terutama mengingat kasus kehilangan dokumen penting yang seringkali merepotkan.
“Kalau dokumen asli hilang, selama sudah didigitalisasi oleh kami, masyarakat bisa datang untuk dicetak ulang. Tentu dengan tambahan surat keterangan resmi dari sekolah atau Kepala Dinas Kearsipan yang menyatakan dokumen tersebut sesuai aslinya,” tegasnya.
Program MASDARSIP saat ini menyasar siswa lama (lulusan) dari 16 SMP negeri, 2 SMP swasta, 15 SD negeri, dan 1 SD swasta, dengan total 34 sekolah. Pelaksanaan kegiatan ini berlangsung mulai 18 Juni 2025 dengan jadwal yang telah terencana. Mengenai keamanan data digital, Dinas Pertahanan Kearsipan cukup optimistis.
“Belajar dari pengalaman Jepang yang saat tsunami, email mereka tetap aman. Data pribadi seperti ijazah ini juga cenderung tidak menjadi target utama peretas, berbeda dengan data keuangan atau rahasia negara,” paparnya.
Dinas Perpustakaan Kearsipan Kota Cilegon berharap, program MASDARSIP ini akan meningkatkan kesadaran masyarakat akan pentingnya melindungi arsip vital.
Dengan hanya sekitar 6 personel yang didukung 3 unit mesin pemindai berkecepatan tinggi, program ini membuktikan bahwa inovasi dan komitmen dapat menciptakan perlindungan yang signifikan bagi masa depan generasi muda Cilegon.
Reporter : D Mulayana
Editor : R Hartono